Política de Privacidad / Privacy Policy
Fecha de vigencia / Effective date: July 2026
Español primero. English version below. Servicio B2B: Orion actúa como encargado del tratamiento por cuenta del negocio cliente.
Política de Privacidad — Orion B2B
Orion B2B ("Orion", "nosotros") es un asistente de inteligencia artificial que opera como un empleado digital para negocios, principalmente a través de WhatsApp Business y otros canales autorizados. Esta política describe cómo tratamos los datos en el contexto B2B (empresa a empresa).
Roles: responsable y encargado
En la mayoría de los casos, el negocio cliente es el responsable del tratamiento de los datos de sus propios clientes finales, y Orion actúa como encargado que trata esos datos por instrucción del negocio, únicamente para prestar el servicio contratado. Respecto de la cuenta y los usuarios administradores del negocio, Orion actúa como responsable.
Datos que tratamos
- Datos de la cuenta empresarial: nombre del negocio, NIT/identificación, sector, usuarios autorizados y sus datos de contacto.
- Datos de conexión de WhatsApp Business: número(s) de teléfono, WhatsApp Business Account (WABA), identificadores y estado de conexión.
- Contenido de mensajes y conversaciones procesadas para responder a los clientes del negocio y ejecutar tareas.
- Datos de clientes finales que el negocio decida compartir o que se generen en las conversaciones (nombre, teléfono, pedidos, citas, etc.).
- Datos operativos que el negocio registre en Orion: catálogos, precios, agendas, inventario, facturas.
- Registros técnicos y de uso: logs, métricas de entrega, auditoría y seguridad.
Finalidades
- Prestar el servicio de asistente/empleado digital contratado por el negocio.
- Recibir, interpretar y responder mensajes de los clientes del negocio.
- Ejecutar tareas autorizadas (agendar, cotizar, registrar, notificar).
- Seguridad, prevención de fraude, auditoría y cumplimiento legal.
- Soporte, facturación y mejora del servicio de forma agregada.
WhatsApp Business y Meta
El servicio se integra con la Plataforma de WhatsApp Business de Meta. El tratamiento de mensajes a través de WhatsApp se rige además por las políticas de Meta/WhatsApp. El negocio es responsable de obtener el consentimiento y de cumplir la Política de Mensajería de WhatsApp Business frente a sus clientes finales.
Encargados y subencargados
Para operar, Orion puede apoyarse en proveedores de infraestructura en la nube, modelos de lenguaje (IA), mensajería (Meta/WhatsApp) y analítica. Estos actúan como subencargados bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad, y tratan los datos solo para prestar el servicio.
Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: cifrado en tránsito, control de acceso, segregación por cliente (multi-tenant), registros de auditoría y cifrado en reposo para datos sensibles cuando aplica.
Conservación
Conservamos los datos mientras exista la relación con el negocio y según sea necesario para las finalidades descritas o para cumplir obligaciones legales, contables, de seguridad o antifraude. A la terminación, los datos se eliminan o anonimizan según nuestro proceso de retención.
Derechos de los titulares
Los clientes finales deben ejercer sus derechos (acceso, corrección, supresión) ante el negocio responsable. Orion apoyará al negocio para atender esas solicitudes. Para solicitudes relacionadas con la cuenta del negocio o eliminación de datos, ver Eliminación de datos.
Transferencias
Los datos pueden tratarse en servidores ubicados dentro o fuera de Colombia por parte de nuestros proveedores, siempre con salvaguardas adecuadas conforme a la Ley 1581 de 2012 y normas aplicables.
Contacto
Responsable / contacto de privacidad:
Privacy Policy — Orion B2B
Orion B2B ("Orion", "we") is an AI assistant that operates as a digital employee for businesses, primarily over WhatsApp Business and other authorized channels. This policy describes how we handle data in a business-to-business (B2B) context.
Roles: controller and processor
In most cases, the business client is the data controller of its own end-customers' data, and Orion acts as a processor that handles such data under the business's instructions, solely to provide the contracted service. For the business account and its admin users, Orion acts as controller.
Data we handle
- Business account data: business name, tax ID, industry, authorized users and their contact details.
- WhatsApp Business connection data: phone number(s), WhatsApp Business Account (WABA), identifiers and connection status.
- Message and conversation content processed to respond to the business's customers and execute tasks.
- End-customer data the business chooses to share or that is generated in conversations (name, phone, orders, appointments, etc.).
- Operational data the business records in Orion: catalogs, prices, schedules, inventory, invoices.
- Technical and usage logs: logs, delivery metrics, audit and security.
Purposes
- Provide the assistant/digital-employee service contracted by the business.
- Receive, interpret and respond to messages from the business's customers.
- Execute authorized tasks (schedule, quote, record, notify).
- Security, fraud prevention, audit and legal compliance.
- Support, billing and aggregate service improvement.
WhatsApp Business and Meta
The service integrates with Meta's WhatsApp Business Platform. Message handling over WhatsApp is additionally governed by Meta/WhatsApp policies. The business is responsible for obtaining consent and complying with the WhatsApp Business Messaging Policy toward its end-customers.
Processors and sub-processors
To operate, Orion may rely on cloud infrastructure providers, language models (AI), messaging (Meta/WhatsApp) and analytics. These act as sub-processors under confidentiality and security obligations, and process data only to provide the service.
Security
We apply reasonable technical and organizational measures: encryption in transit, access control, per-client segregation (multi-tenant), audit logs and encryption at rest for sensitive data where applicable.
Retention
We retain data while the business relationship exists and as needed for the described purposes or to comply with legal, accounting, security or anti-fraud obligations. Upon termination, data is deleted or anonymized per our retention process.
Data subject rights
End-customers should exercise their rights (access, correction, deletion) with the responsible business. Orion will support the business in fulfilling those requests. For requests related to the business account or data deletion, see Data deletion.
Transfers
Data may be processed on servers located inside or outside Colombia by our providers, always with adequate safeguards under Law 1581 of 2012 and applicable regulations.
Contact
Controller / privacy contact: